Обеспечение доступа к архивным документам (копиям), в том числе фонду пользования, и справочно-поисковым средствам к ним. 28.08.2013. № 2181 | Муниципальное казенное учреждение "Нижнетагильский городской исторический архив"

Муниципальное казенное учреждение
«Нижнетагильский городской исторический архив»



Обеспечение доступа к архивным документам (копиям), в том числе фонду пользования, и справочно-поисковым средствам к ним. 28.08.2013. № 2181

[PDF]


Администрация города Нижний Тагил

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

от 28 августа 2013 № 2181

Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги «Обеспечение доступа к архивным документам (копиям), в том числе фонду пользования, и справочно-поисковым средствам»

В соответствии с Федеральными законами от 06.10.2003 № 131-ФЭ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением Администрации города Нижний Тагил от 30.06.2011 № 1315 «О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг, проведения экспертизы административных регламентов предоставления муници­пальных услуг», руководствуясь Уставом города Нижний Тагил,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

  1. Утвердить Административный регламент предоставления муниципаль­ной услуги «Обеспечение доступа к архивным документам (копиям), в том чис­ле фонду пользования, и справочно-поисковым средствам» (Приложение).
  2. Опубликовать данное постановление в газете «Тагильский рабочий» и разместить на официальном сайте города Нижний Тагил.

 

Глава города                                                                                                      С.К. Носов

Раздел 1. Общие положения

1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Обеспечение доступа к архивным документам (копиям), в том числе фонду пользования, и справочно-поисковым средствам к ним» (далее — Регламент) разработан в целях повышения качества обеспечения доступа к архивным документам (копиям), в том числе фонду пользования, и справочно-поисковым средствам к ним и определяет сроки, последовательность действий (далее — административных процедур) муниципального казенного учреждения «Нижнетагильский городской исторической архив» (далее — муниципальный архив) по предоставлению данной муниципальной услуги.

2. Работу по обеспечению доступа к архивным документам (копиям), в том числе фонду пользования, и справочно-поисковым средствам к ним осу­ществляет муниципальный архив.

Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах, вре­мени работы муниципального архива:

  • место нахождения и адрес:
    622001, Свердловская область, город Нижний Тагил, проспект Ленина, 1;
  • контактные телефоны:
    8 (3435) 42-25-97 (факс),
    8 (3435) 48-97-95 (заместитель директора);
    8 (3435) 25-75-64 (отдел научно-справочного аппарата и использования архивных документов);
    8 (3435) 47-50-34 (читальный зал),
  • e-mail: archiv.nt@mail.ru
  • время работы по рабочим дням:
    понедельник — четверг — с 08.30 до 17.30 час.,
    пятница — с 08.30 до 16.30 час.,
    перерыв с 12.00 до 12.48 час.,
    выходные — суббота, воскресенье.

3. Получателями муниципальной услуги по обеспечению доступа к ар­хивным документам (копиям), в том числе фонду пользования, и справочно­-поисковым средствам (далее — муниципальная услуга) являются физические лица.

4. Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги можно получить:

1) в отделе по делам архивов Администрации города Нижний Тагил.

Место нахождения отдела и его почтовый адрес:
622001, город Нижний Тагил, проспект Ленина, дом 1.

Электронный адрес отдела: arhiv6@ntagil.org

Телефоны отдела:
8 (3435) 416-429 — начальник отдела.
8 (3435) 416-407 — специалисты отдела.

График работы отдела:
понедельник-четверг: с 08.30 до 12.00 час., с 12.48 до 17.30 час.;
пятница: с 08.30 до 12.00 час., с 12.48 до 16.30 час.;
суббота, воскресенье — выходные дни.

Прием граждан осуществляет начальник отдела по рабочим дням:
2-я и 4-я среда месяца с 15.00 до 17.00 часов;

2) в муниципальном архиве.

5. Информирование по процедурам исполнения муниципальной услуги производится:

  • по телефону;
  • по почте;
  • по электронной почте;
  • при личном обращении пользователя;
  • на официальном сайте Администрации города Нижний Тагил: www.ntagil.org

6. При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме должностные лица отдела по делам архивов, муниципального архива дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения обращений, связанных с обеспечением доступа пользователей к архивным документам в читальном зале муниципального архива.

7. При информировании по письменным обращениям пользователей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления муниципальной услуги, ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

Раздел 2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

8. Наименование муниципальной услуги — «Обеспечение доступа к архивным документам (копиям), в том числе фонду пользования, и справочно-­поисковым средствам к ним».

Заявители муниципальной услуги (пользователи)

9. Заявителями на предоставление муниципальной услуги (пользователя­ми) являются физические лица.

Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

10. Предоставление муниципальной услуги по обеспечению доступа к архивным документам (копиям), и справочно-поисковым средствам к ним осу­ществляет муниципальное казенное учреждение «Нижнетагильский городской исторический архив» (далее — муниципальный архив) при наличии у него за­прашиваемых архивных документов.

11. При предоставлении муниципальной услуги запрещается требовать от заявителя муниципальной услуги действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные и муниципальные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимы­ми и обязательными для предоставления государственных и муниципальных услуг, утвержденный нормативно-правовым актом Свердловской области.

Результат предоставления муниципальной услуги

12. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

  • предоставление пользователю в читальном зале муниципального архива архивных документов (копий), справочно-поисковых средств к ним (путеводи­тель, описи дел, базы данных, каталоги, тематические перечни, межфондовые указатели и др.) по теме исследования, технического оборудования для работы с микрокопиями и копиями на цифровых носителях;
  • отказ в предоставлении в читальный зал муниципального архива архив­ных документов (копий), справочно-поисковых средств к ним (путеводитель, описи дел, базы данных, каталоги, тематические перечни, межфондовые указа­тели) по теме исследования, технического оборудования для работы с микроко­пиями и копиями на цифровых носителях.

Срок предоставления муниципальной услуги

13. Срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 5 рабочих дней с момента заказа документов, в случае если иной срок не огово­рен самим пользователем.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги

14. Предоставление муниципальной услуги по обеспечению доступа к ар­хивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним (далее — муниципальная услуга) осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

  • Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года («Россий­ская газета», 1993, 25 декабря, № 237);
  •  Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Феде­рации, 2005, № 52 (ч. 3), ст. 5689; 2006, № 19, ст. 2069);
  • Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотре­ния обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 20Ьб, № 19, ст. 2060);
  • Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179);
  • приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хране­ния, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской ака­демии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов феде­ральных органов исполнительной власти, № 20,14.05.2007);
  • приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в гос­ударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Рос­сийской Федерации 09.10.2007, регистрационный № 10291, Бюллетень норма­тивных актов федеральных органов исполнительной власти, № 45,05.11.2007);
  • закон Свердловской области от 25 марта 2005 года № 5-03 «Об архив­ном деле в Свердловской области» («Областная газета», 2005, 30 марта, № 82- 84);
  • постановление Правительства Свердловской области от 26.04.2011 № 480-ПП «Об утверждении базового (отраслевого) перечня государственных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) государственными учреждениями Свердловской области в сфере архивного дела, и одобрении примерного базо­вого (отраслевого) перечня муниципальных услуг (работ), оказываемых (вы­полняемых) муниципальными учреждениями муниципальных образований в Свердловской области в сфере архивного дела»;
  • приказ Управления архивами Свердловской области от 03.05.2011 № 01-07-64 «Об утверждении ведомственного перечня государственных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) государственными учреждениями Сверд­ловской области в сфере архивного дела в качестве основных видов деятельно­сти, и одобрении примерного ведомственного перечня муниципальных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) муниципальными учреждениями муниципальных образований в Свердловской области в сфере архивного дела в качестве основных видов деятельности»;
  • постановление Администрации города Нижний Тагил от 06.07.2011 № 1333 «Об утверждении базового (отраслевого) перечня муниципальных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) муниципальными учреждениями города Нижний Тагил в сфере архивного дела»;
  • постановление Администрации города Нижний Тагил от 12.09.2011 № 1819 «Об утверждении ведомственного перечня муниципальных услуг (ра­бот), оказываемых (выполняемых) муниципальными учреждениями города Нижний Тагил в качестве основных видов деятельности в сфере архивного де­ла»;
  • постановление Администрации города Нижний Тагил от 19.06.2012 № 1251 «О внесении изменений в ведомственный перечень муниципальных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) муниципальными учреждениями города Нижний Тагил в качестве основных видов деятельности в сфере архив­ного дела»;
  • приказ директора муниципального учреждения «Нижнетагильский го­родской исторический архив» № 1/1-од от 21.07.2009 «Об утверждении «Пра­вил работы пользователей в читальном зале Нижнетагильского городского ис­торического архива»,
  • приказ директора муниципального учреждения «Нижнетагильский го­родской исторический архив» от 01.09.2009 № 1-од «Об утверждении Положе­ния о порядке оказания, учета и распределения средств от оказания платных услуг, безвозмездных поступлений от физических и юридических лиц, в том числе добровольных пожертвований, и средств от иной приносящей доход дея­тельности в муниципальном учреждении «Нижнетагильский городской истори­ческий архив».

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативно-правовыми актами для предоставления муниципальной услуги

15. Для предоставления муниципальной услуги заявитель представляет в муниципальный архив:

1) личное заявление или письмо организации, направившей пользователя в архив:

  • в личном заявлении указывается наименование архива, в который обра­щается пользователь; фамилия, имя, отчество и должность руководителя архи­ва; фамилия, имя, отчество пользователя; паспортные данные пользователя; те­ма и хронологические рамки исследования; личная подпись и дата;
  • в письме направляющей организации указываются: наименование архи­ва, в который обращается пользователь; фамилия, имя, отчество и должность руководителя архива; фамилия, имя, отчество пользователя; должность пользователя; учёное звание и степень (если ведётся научная работа); тема и хроноло­гические рамки исследования; дата и подпись руководителя организации.

Письмо организации оформляется на официальном бланке;

2) паспорт гражданина;

3) для доступа к архивным документам, содержащим персональные дан­ные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтвержда­ющие полномочия пользователя на возможность получения документной ин­формации и ее использование (доверенность, оформленная в установленном законодательством порядке; письменное нотариально заверенное разрешение гражданина (его наследника или доверенного лица); свидетельство о смерти гражданина; документ, удостоверяющий право на наследство).

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

16. Основанием для отказа в приеме документов являются:

  • неполный комплект документов, представленный для предоставления муниципальной услуги, указанных в пункте 15 настоящего регламента;
  • неправильное заполнение личного заявления или письма направляющей организации с отсутствием данных, указанных в пункте 15 настоящего регла­мента;
  • заполнение документов, указанных в пункте 15 настоящего регламента, неразборчивым, не поддающимся чтению почерком.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги

17. Основания для приостановления в предоставлении муниципальной услуги:

  • необходимость выполнения сотрудниками муниципального архива служебных заданий, для которых используются архивные документы (копии), справочно-поисковые средства к ним (справочная работа; тематическая разра­ботка фондов; исполнение запросов органов государственной власти и местно­го самоуправления, учреждений, организаций, предприятий и физических лиц; подготовка сборников документов; проведение проверки наличия; реставрация документов и других);
  • выдача запрашиваемых архивных документов (копий), справочно-поисковых средств к ним во временное пользование другим организациям или физическим лицам;
  • экспонирование запрашиваемых архивных документов на выставке;
  • отсутствие научного описания и технического оформления запрашивае­мых архивных документов;
  • отсутствие свободных посадочных мест в читальном зале муниципаль­ного архива.

18. Отказ в предоставлении муниципальной услуги происходит в случае:

  • отсутствия в муниципальном архиве запрашиваемых архивных доку­ментов (копий), справочно-поисковых средств к ним;
  • наличия ограничений, установленных законодательством Российской Федерации;
  • наличия ограничений на использование архивных документов (копий), справочно-поисковых средств к ним, установленных собственником при пере­даче их на постоянное хранение в муниципальный архив.

Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги

19. Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, регламентом не установлены.

Порядок, размер и основание взимания платы за предоставление муниципальной услуги

20. Доступ к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале муниципального архива осуществляется бес­платно.

21. Копирование архивных документов на различных видах носителей осуществляется на возмездной основе в соответствии с прейскурантом цен на платные услуги, выполняемые муниципальным архивом (утверждается дирек­тором муниципального архива и согласуется с начальником отдела по делам архивов Администрации города Нижний Тагил).

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

22. Срок ожидания заявителями в очереди в читальном зале муниципаль­ного архива при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен пре­вышать 15 минут.

Срок рассмотрения запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

23. Рассмотрение запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в течение 10 минут.

Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении муниципальной услуги, в том числе в электронной форме

24. Регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги с документами, указанными в пункте 15 настоящего регламента, поступившего в муниципальный архив, осуществляется в день его поступления.

25. Регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги с документами, указанными в пункте 15 настоящего регламента, поступившего в муниципальный архив в нерабочий или праздничный день, осуществляется в первый, следующий за ним, рабочий день.

26. Процедура регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги с документами, указанными в пункте 15 настоящего регламента, осу­ществляется в следующем порядке:

1) должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию заявлений от получателей муниципальной услуги/писем направляющей организации, принимает заявление (письмо), выполняя при этом следующие действия:

  • принимает заявление (письмо),
  • направляет получателя муниципальной услуги непосредственно к руко­водству муниципального архива для получения письменного разрешения на ра­боту с документами в читальном зале,
  • направляет получателя муниципальной услуги в читальный зал муници­пального архива,
  • в читальном зале муниципального архива соответствующее должностное лицо проверяет наличие письменного разрешения руководства муници­пального архива на работу с документами в читальном зале,
  • регистрирует получателя муниципальной услуги в журнале учета посе­щений читального зала муниципального архива,
  • знакомит получателя муниципальной услуги с «Правилами работы пользователей в читальном зале Нижнетагильского городского исторического архива» и берет с получателя услуги подписку об ознакомлении,
  • выдает для заполнения анкету пользователя,
  • заводит личное дело пользователя, в которое подшивает его заявление или письмо организации, анкету, требования на выдачу архивных документов,
  • разъясняет состав и содержание документов муниципального архива, наличие научно-справочного аппарата в соответствии с темой и целью исследо­вания,
  • выдает бланки заказа (требования) и объясняет порядок их заполнения;

2) общий максимальный срок выполнения административной процедуры регистрации не превышает 3 часов;

3) сведения о выполнении административной процедуры регистрации за­явления фиксируются в системе документооборота и делопроизводства архива.

Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению информации о порядке предоставления муниципальной услуги

27. Вход в помещение, где располагается муниципальный архив, должен быть оборудован информационной табличкой, содержащей наименование муниципального архива, его местонахождение и режим работы.

28. Помещение муниципального архива должно быть оборудовано проти­вопожарной системой, средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации. Выход из помещения оборудуется со­ответствующим указателем с автономным источником бесперебойного пита­ния.

29. Кабинеты специалистов, осуществляющих прием заявителей, должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества, должности специалистов.

30. Места для информирования заявителей, получения информации должны быть оборудованы информационными стендами, стульями и столами для возможности оформления документов.

31. Информационные стенды размещаются с учетом высоты стен поме­щения на одном уровне в удобном для ознакомления месте и обеспечивают свободное прочтение содержащейся в них информации.

32. Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печа­таются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее № 18), наибо­лее важные места выделяются другим шрифтом.

33. Места для ожидания и приема заявителей должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специ­алистов.

Показатели доступности и качества муниципальной услуги

34. Показателями доступности и качества муниципальной услуги являют­ся:

1) соотношение одобренных обращений к общему количеству поступив­ших обращений;
2) доля заявителей, принятых по предварительной записи, от общего чис­ла заявителей;
3) количество жалоб, поступивших в орган, ответственный за предостав­ление муниципальной услуги, на организацию приема заявителей;
4) количество удовлетворенных судами исков, поданных в отношении ор­ганов и организаций, предоставляющих муниципальную услугу, в части вопро­сов, касающихся неправомерных действий, в связи с принятыми решениями об отказах в предоставлении муниципальной услуги;
5) соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;
6) количество поступивших жалоб в адрес должностных лиц, ответствен­ных за предоставление муниципальной услуги.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме

35. Непосредственное предоставление муниципальной услуги осуществ­ляется в муниципальном архиве.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме

36. Обеспечение возможности получения заявителем муниципальной услуги информации о предоставляемой муниципальной услуге на официальном сайте города Нижний Тагил и на едином портале государственных и муници­пальных услуг.

37. Обеспечение (при направлении заявителем муниципальной услуги запроса в форме электронного сообщения) предоставления заявителю муници­пальной услуги сообщения, подтверждающего поступление запроса в муници­пальный архив.

Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

38. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры муниципального архива:

1) прием и регистрация заявления от получателя муниципальной услу­ги/письма от направляющий организации;

2) подготовка и предоставление получателям муниципальной услуги ар­хивных документов (копий), в том числе из фонда пользования, и справочно­поисковых средств к ним для работы в читальном зале архива;

3) копирование архивных документов.

Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в Приложении к настоящему Регламенту.

39. Прием и регистрация заявления от получателя муниципальной услу­ги/письма от направляющей организации:

1) основанием для начала выполнения административной процедуры яв­ляется поступление личного заявления от получателя муниципальной услу­ги/письма направляющей организации о предоставлении услуги;

2) должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию заявлений от получателей муниципальной услуги/писем направляющей организации, принимает заявление (письмо), выполняя при этом следующие действия:

  • принимает заявление (письмо),
  • направляет получателя муниципальной услуги непосредственно к руко­водству муниципального архива для получения письменного разрешения на ра­боту с документами в читальном зале,
  • направляет получателя муниципальной услуги в читальный зал муници­пального архива,
  • в читальном зале муниципального архива соответствующее должност­ное лицо проверяет наличие письменного разрешения руководства муници­пального архива на работу с документами в читальном зале,
  • регистрирует получателя муниципальной услуги в журнале учета посе­щений читального зала муниципального архива,
  • знакомит получателя муниципальной услуги с «Правилами работы пользователей в читальном зале Нижнетагильского городского исторического архива» и берет с получателя услуги подписку об ознакомлении,
  • выдает для заполнения анкету пользователя,
  • заводит личное дело пользователя, в которое подшивает его заявление или письмо организации, анкету, требования на выдачу архивных документов,
  • состав и содержание документов муниципального архива, наличие научно-справочного аппарата в соответствии с темой и целью исследо­вания,
  • выдает бланки заказа (требования) и объясняет порядок их заполнения;

3) общий максимальный срок выполнения административной процедуры регистрации не превышает 3 часов;

4) результатом административной процедуры является разрешение посе­щения читального зала муниципального архива или отказ в разрешении на по­сещение читального зала;

5) сведения о выполнении административной процедуры приема и реги­страции заявления/письма фиксируются в системе документооборота и дело­производства муниципального архива.

40. Подготовка и предоставление получателям муниципальной услуги ар­хивных документов (копий), в том числе из фонда пользования, и справочно­-поисковых средств к ним для работы в читальном зале архива:

1) основанием для начала выполнения административной процедуры яв­ляется разрешение на посещение читального зала, заполнение получателем муниципальной услуги заказа (требования) на выдачу архивных документов (ко­пий) и справочно-поисковых средств к ним;

2) получателям муниципальной услуги предоставляются справочно­поисковые средства к архивным документам (путеводитель, описи дел, катало­ги, картотеки, обзоры, исторические справки и др.) на бумажном носителе и в автоматизированном виде, в том числе ПК «Электронные описи Нижнетагиль­ского городского исторического архива»;

3) в случае установления оснований для приостановления в предоставле­нии муниципальной услуги, указанных в пункте 17 настоящего регламента, ди­ректор муниципального архива принимает решение о приостановлении предо­ставления муниципальной услуги. Получателю муниципальной услуги направ­ляется информационное письмо о причинах приостановления и согласовании сроков предоставления муниципальной услуги. Получатель услуги может быть уведомлен о приостановлении услуги в устной форме с объяснением причин, срок предоставления услуги согласуется с ним;

4) подготовка и предоставление получателям муниципальной услуги ар­хивных документов (копий) выполняется соответствующими должностными лицами и включает в себя следующие действия:

  • осуществление подготовки и выемки архивных дел,
  • проведение сверки архивного шифра и заголовков с описью дел,
  • проведение полистной проверки дел, регистрация выдачи архивных до­кументов из архивохранилища с журнала учета выдачи дел в читальный зал,
  • направление в читальный зал исполненного заказа (требования) получа­теля муниципальной услуги вместе с выданными архивными документами (де­лами),
  • уведомление получателя муниципальной услуги о том, что он несет от­ветственность за сохранность выданных ему материалов согласно законода­тельству Российской Федерации,
  • прием от получателя муниципальной услуги после окончания работы с делами всех выданных ему материалов, проверка фактического наличия дел и осуществление их полистного просмотра,
  • составление акта при обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений;

5) общий максимальный срок административной процедуры составляет не более 5 рабочих дней, в случае если более длительный срок не оговорен са­мим получателем муниципальной услуги;

6) результатом административной процедуры является предоставление пользователям архивных документов (копий), в том числе из фонда пользова­ния, и справочно-поисковых средств к ним для работы в читальном зале муни­ципального архива или отказ в предоставлении архивных документов (копий), в том числе из фонда пользования, и справочно-поисковых средств к ним для ра­боты получателя муниципальной услуги в читальном зале архива.

7) сведения о выполнении административной процедуры фиксируются в системе документооборота и делопроизводства муниципального архива.

41. Копирование архивных документов:

1) основанием для начала выполнения административной процедуры яв­ляется оформление заказа на копирование архивных документов получателем муниципальной услуги;

2) административная процедура осуществляется в следующем порядке:

  • при наличии технических возможностей для пользователей проводятся следующие виды копирования документированной информации: ксерокопиро­вание, сканирование, фотокопирование,
  • пользователь заполняет заказ, в которым указываются: фамилия, имя и отчество пользователя, его адрес и телефон, основания для предоставления услуги (официальное письмо, личное заявление пользователя, договор), тема, количество кадров, листов, формат, тираж, поисковые данные документов. Вид копирования (ксерокопирование, сканирование, фотокопирование) указывается под названием заказа. Заказ должен быть заполнен разборчиво, без исправле­ний и помарок. При копировании большого количества документов к заказу может прилагаться их перечень,
  • должностное лицо (сотрудник читального зала) проверяет правильность оформления заказа, указывает на нем данные о платном исполнении заказа, объем работ и передает для рассмотрения директору муниципального архива. Заказы рассматриваются ежедневно,
  • изготовление копий архивных документов в порядке оказания платных услуг осуществляется после оплаты заказа и предоставления документа, подтверждающего его оплату,
  • электронные копии архивных документов записываются на носитель, предоставляемый пользователем (дискета, диск, флеш-карта и другие);
  • после копирования должностное лицо (сотрудник читального зала) ре­гистрирует копии в журнале учета заказов на копирование документов и выда­чи копий пользователям. Заказ на копирование документов подшивается в лич­ное дело пользователя,
  • копирование архивных документов может производиться пользователя­ми самостоятельно в помещении муниципального архива под контролем долж­ностного лица (сотрудника читального зала) или лица его замещающего;
  • копии архивных документов выдаются пользователям или их доверен­ным лицам под роспись в журнале учета заказов на копирование документов и выдачи копий пользователям или высылаются в адрес пользователя почтой,
  • копии архивных документов, изготовленные архивом, выдаются пользо­вателю без их специального заверения. Заверение ксерокопий архивных доку­ментов печатью муниципального архива производится в порядке оказания платных услуг,
  • копии архивных документов, изготовленные пользователями самостоя­тельно, не заверяются;

3) результатом административной процедуры является предоставление копий архивных документов получателю муниципальной услуги или отказ в копировании архивных документов;

4) срок выполнения административной процедуры в случае предоставле­ния копий архивных документов согласуется с пользователем услуги.

5) сведения о выполнении административной процедуры фиксируются в системе документооборота и делопроизводства муниципального архива.

Раздел 4. Формы контроля за исполнением Регламента

42. Текущий контроль за соблюдением должностными лицами муници­пального архива последовательности действий, определенных административ­ными процедурами по предоставлению муниципальной услуги по обеспечению доступа к архивным документам (копиям), в том числе фонду пользования, и справочно-поисковым средствам к ним, и принятием решений осуществляет руководитель муниципального архива.

43. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок. Про­верки могут быть плановыми и внеплановыми (по конкретному обращению пользователя).

44. Отдел по делам архивов осуществляет контроль за предоставлением муниципальной услуги муниципальным архивом путем проведения плановых и внеплановых проверок.
Контроль осуществляется в соответствии с годовым Планом-графиком проведения контрольных проверок выполнения муниципального задания муниципальными архивными учреждениями, находящимися в ведомственном под­чинении отдела, и утвержденного распоряжением Администрации города.

45. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц муниципального архива.

46. Плановые проверки проводятся отделом по делам архивов в соответ­ствии с графиком, утвержденным распоряжением Администрации города.
Основанием для проведения плановой проверки является распоряжение Администрации города. Проект распоряжения готовится специалистом отдела не позднее, чем за пять дней до проведения плановой проверки. Состав лиц, осуществляющих плановую проверку, и лиц, в отношении действий которых будет проведена плановая проверка, устанавливается распоряжением Администрации города.
Распоряжение Администрации города доводится до директора муници­пального архивного учреждения не менее, чем за три рабочих дня до проведе­ния плановой проверки. Срок проведения плановой проверки устанавливается распоряжением Администрации города.
По результатам проведения плановой проверки составляется акт, который подписывается лицами, осуществляющими проверку, и должностным лицом архива, в отношении действий которого проводится проверка, директором муниципального архива.
В случае несогласия с актом плановой проверки лиц, в отношении дей­ствий которых проведена проверка, составляется акт разногласий.
Результаты плановой проверки доводятся не позднее, чем в пятидневный срок со дня оформления акта проверки, до директора муниципального архива и должностного лица архива, в отношении действий которого проведена провер­ка.

47. Внеплановая проверка проводится на основании распоряжения Адми­нистрации города, проект которого готовится специалистом отдела не менее чем за пять дней до проведения проверки. Распоряжением определяется состав лиц, производящих проверку, срок проведения проверки.
Результаты проверки оформляются актом, который подписывается лица­ми, осуществляющими проверку, и должностным лицом архива, в отношении действий которого проводится проверка, директором муниципального архива.
В случае несогласия с актом внеплановой проверки лиц, в отношении действий которых проведена проверка, составляется акт разногласий.
Результаты внеплановой проверки доводятся не позднее, чем в пятиднев­ный срок со дня оформления акта проверки, до гражданина, по обращению ко­торого проводилась проверка.

48. По результатам проведенных проверок, в случае выявления наруше­ний прав пользователей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Раздел 5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также его должностных лиц

49. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц муниципального архива, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

50. Заинтересованные лица имеют право на обжалование решений и дей­ствий (бездействия) должностных лиц, участвующих в предоставлении муни­ципальной услуги во внесудебном порядке.

51. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются при­нятые решения и действия (бездействие) должностных лиц муниципального архива.

52. Жалоба на действия (бездействие) и решения должностных лиц муни­ципального архива при осуществлении муниципальной услуги во внесудебном порядке может быть подана:

  • Главе города Нижний Тагил, если обжалуются действия (бездействие) директора муниципального архива;
  • директору муниципального архива, если обжалуются действия (бездей­ствие) должностных лиц муниципального архива;
  • в органы прокуратуры.

53. При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения об­ращения (жалобы) не должен превышать 15 дней с момента регистрации такого обращения, а в случае обжалования отказа муниципального архива в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок либо в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправле­ний — в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации..

54. Заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает:

  • свои фамилию, имя, отчество (при наличии);
  • полное наименование юридического лица;
  • почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, уведомле­ние;
  • суть предложения, заявления, жалобы;
  • ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель при­лагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии, излагает сведения, которые считает необходимым сообщить.

55. Уполномоченное должностное лицо:

  • обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости — с участием заявителя, направившего жа­лобу, или его законного представителя;
  • по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопро­сов.

56. По результатам рассмотрения жалобы уполномоченным должностным лицом принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы. Письменный ответ направляется заявителю по почтовому адресу, указанному в жалобе.
В случае признания действия (бездействия) и (или) решения должностно­го лица муниципального архива, принятых при оказании муниципальной услу­ги, неправомерным, к должностному лицу, ответственному за действия (без­действия) и (или) решения, принятые в ходе оказания муниципальной услуги на основании настоящего Регламента и повлекшие жалобу, применяются меры от­ветственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

57. Жалоба пользователя архивными документами не подлежит рассмот­рению в следующих случаях:

1) если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается;

2) при получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорби­тельные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, уполномоченное на то должностное лицо вправе оста­вить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сооб­щить пользователю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом;

3) если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается пользователю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

4) если в жалобе пользователя содержится вопрос, на который ему мно­гократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляе­мыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоя­тельства, уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись одному и тому же должностному лицу. О данном реше­нии уведомляется пользователь, направивший жалобу;

5) если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. При этом заявителю жалобы сообща­ется о невозможности дать ответ по существу в связи с недопустимостью раз­глашения указанных сведений.

58. Обращения пользователей, содержащие обжалование решений, дей­ствий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и ответа.